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B2B SaaS 고객사 10곳 확보까지 CRM·이메일 자동화 툴은 어떤 순서로 도입해야 하나

경영전략분석가 2025. 6. 1. 20:27

 

B2B SaaS, 고객 10명 확보까지 CRM·이메일 자동화 툴 현명하게 도입하는 순서

이제 막 사업을 시작한 B2B SaaS 기업에게 초기 고객 10명 확보는 그 무엇보다 중요하고 설레는 목표입니다. 하지만 한정된 자원 속에서 어떤 도구를, 언제, 어떻게 도입해야 할지 막막하게 느껴질 수 있습니다. 특히 CRM이나 이메일 자동화 툴은 그 종류도 다양하고 기능도 복잡해서 섣불리 도입했다가는 제대로 활용도 못 하고 비용만 낭비하는 경우가 허다합니다. 마치 갓 면허를 딴 초보 운전자에게 최고급 스포츠카를 주는 격이랄까요?

하지만 걱정 마세요! 이 글에서는 B2B SaaS 기업이 초기 고객 10곳을 확보하는 여정에서 CRM과 이메일 자동화 툴을 가장 현명하게, 단계별로 도입하는 로드맵을 제시합니다. 비싼 유료 툴에 매몰되기보다는, 핵심 기능에 집중하고, 무료 또는 저렴한 툴부터 시작하여 우리 회사와 함께 성장하는 스마트한 툴 도입 전략 을 알려드릴게요. 고객과의 관계 구축이라는 본질에 집중하면서, 최소한의 자원으로 최대의 효율을 내는 방법을 지금부터 함께 알아보시죠!

🎯 초기 단계 툴 도입, 이것만은 기억하세요! 핵심 원칙 4가지

툴을 선택하기 전에, 어떤 마음가짐으로 접근해야 할까요? 네 가지 핵심 원칙을 먼저 기억해주세요.

  1. 단순함이 최고 (Keep It Simple, Stupid - KISS): "이것도 되고, 저것도 되는 만능 툴!" 처음에는 혹할 수 있습니다. 하지만 기능이 많을수록 배우는 시간도 길어지고, 정작 우리에게 필요한 핵심 기능은 찾기 어려울 수 있습니다. 초기에는 현재 가장 고통스러운 문제 1~2가지를 해결해 줄 수 있는 가볍고 직관적인 툴부터 시작하세요. 사용하지 않는 기능은 결국 비용 낭비입니다.
  2. 비용 효율성은 생명줄: 대부분의 초기 스타트업은 예산이 넉넉하지 않습니다. 무료 플랜을 제공하거나, 저렴한 구독료로 시작할 수 있는 툴을 적극적으로 찾아보세요. 장기 계약보다는 월별 계약으로 유연성을 확보하는 것도 좋은 방법입니다. "일단 써보고 결정한다!"는 자세가 중요합니다.
  3. 수동 작업으로 패턴 파악 후 자동화: "자동화 좋지, 처음부터 다 자동화해버리자!" 라고 생각할 수 있지만, 이는 위험한 발상입니다. 초기에는 고객과의 소통, 영업 활동 등을 직접 수동으로 진행하면서 어떤 부분이 반복적이고 비효율적인지, 어떤 패턴이 있는지 몸소 경험하고 파악하는 것이 중요합니다. 이 과정에서 얻은 인사이트가 자동화의 정확도를 높이고, 정말 필요한 자동화가 무엇인지 알게 해줍니다.
  4. 통합보다는 핵심 기능, 그리고 연동성: CRM과 이메일 자동화 기능이 완벽하게 하나로 통합된 툴은 물론 매력적입니다. 하지만 초기에는 각 기능에 충실하면서 비용 효율적인 개별 툴을 조합하는 것이 더 현명한 선택일 수 있습니다. 이때 중요한 것은 각 툴에 저장된 데이터가 서로 쉽게 연동되어 흐를 수 있는지(예: Zapier, Make와 같은 연동 플랫폼 활용 가능성) 확인하는 것입니다.

👣 고객 10명 확보까지, 단계별 툴 도입 로드맵

자, 이제 본격적으로 고객 확보 단계별로 어떤 툴을 어떻게 활용해야 할지 알아볼까요?

Phase 0: 아이디어 검증 및 최초의 잠재 고객 접촉 (고객 0명 ~ 계약 직전)

이 단계는 우리 제품이나 서비스에 대한 시장의 초기 반응을 확인하고, 잠재 고객과 직접 만나 인터뷰하며 소중한 피드백과 함께 첫 번째 리드(이메일 주소 등)를 확보하는 매우 중요한 시기입니다.

  • 주요 목표:
    • 제품/서비스에 대한 시장의 초기 반응 확인
    • 잠재 고객 인터뷰 진행 및 피드백 수집
    • 초기 리드(연락처 정보) 확보
  • CRM 도입? 아직은 시기상조일 수 있습니다.
    • 추천 도구:
      • 스프레드시트 (Google Sheets, MS Excel): 가장 기본적이면서도 강력한 도구입니다. 잠재 고객의 이름, 회사, 연락처, 인터뷰 날짜, 주요 피드백 등을 꼼꼼하게 기록하고 관리하세요. 간단한 필터링과 정렬 기능만으로도 충분히 효과적으로 정보를 관리할 수 있습니다.
      • 노션(Notion) / 에어테이블(Airtable): 스프레드시트보다 좀 더 유연한 데이터베이스 형태로 잠재 고객 정보를 관리하고 싶다면 추천합니다. 칸반 보드 형태로 인터뷰 진행 상황을 시각적으로 관리하거나, 고객별 메모를 상세하게 기록하기 좋습니다. 두 툴 모두 강력한 무료 플랜을 제공합니다.
    • 선택 이유: 이 단계에서는 복잡한 영업 파이프라인 관리보다는 잠재 고객과의 대화 내용과 피드백을 꼼꼼히 기록하고 추적하는 것이 훨씬 중요합니다. 비용 없이 즉시 사용 가능하며, 사용법이 직관적이라는 장점이 있습니다. 굳이 복잡한 CRM을 도입하여 학습 시간을 낭비할 필요가 없습니다.
  • 이메일 자동화? 개인화된 직접 소통이 우선입니다.
    • 추천 도구:
      • 개인 이메일 계정 (Gmail, Outlook 등): 잠재 고객에게 보내는 모든 이메일은 최대한 개인화하여 정성스럽게 작성하는 것이 중요합니다. 자동화된 템플릿보다는 진심이 담긴 메시지가 잠재 고객의 마음을 움직입니다.
      • 간단한 이메일 수집 폼 (Typeform, Google Forms 또는 랜딩 페이지 빌더 내장 기능): 웹사이트나 간단한 랜딩 페이지에 관심 있는 잠재 고객의 이메일 주소를 수집할 수 있는 폼을 만드세요. 이렇게 수집된 이메일은 앞서 언급한 스프레드시트나 노션/에어테이블에 잘 정리해둡니다.
    • 선택 이유: 아직은 대량으로 이메일을 발송하거나 복잡한 시퀀스를 자동화할 필요가 없습니다. 한 명 한 명과의 관계를 소중히 여기고, 진정성 있는 소통에 집중해야 합니다. 이 과정에서 얻는 고객의 반응 하나하나가 소중한 자산이 됩니다.

Phase 1: 첫 계약 성사 및 초기 고객 관리 (고객 1명 ~ 5명)

드디어 첫 계약이 성사되었습니다! 이제부터는 초기 고객들이 우리 제품/서비스에 잘 적응하고 가치를 느낄 수 있도록 돕는 것이 중요합니다. 동시에 고객 피드백을 적극적으로 수집하여 제품을 개선하고, 고객과의 긍정적인 관계를 더욱 강화해야 합니다.

  • 주요 목표:
    • 첫 계약 성사 및 고객 온보딩 지원
    • 초기 고객 피드백 적극 수집 및 제품 개선 반영
    • 고객과의 관계 강화 및 만족도 향상
  • CRM 도입 고려 시작: "고객 정보를 체계적으로 관리해야겠다"는 필요성이 느껴질 때!
    • 추천 도구 (무료 또는 저렴한 플랜 중심):
      • HubSpot CRM (무료 플랜): B2B SaaS 스타트업에게 가장 많이 추천되는 CRM 중 하나입니다. 강력한 무료 플랜은 연락처 관리, 회사 정보 관리, 거래(딜) 파이프라인 관리, 이메일 발송 및 추적, 미팅 예약 기능 등을 제공하여 고객과의 모든 상호작용을 한 곳에서 관리할 수 있게 해줍니다.
      • 노션(Notion) / 에어테이블(Airtable) 심화 활용: Phase 0에서부터 사용하고 있었다면, 좀 더 CRM처럼 구조화하여 고객 정보, 계약 상태, 커뮤니케이션 로그, 다음 액션 아이템 등을 관리할 수 있습니다. 다양한 템플릿을 활용하거나 직접 필요한 항목을 구성해보세요.
      • 기타 경량 CRM (예: Monday.com, ClickUp의 CRM 템플릿 등): 이미 프로젝트 관리 툴로 Monday.com이나 ClickUp 등을 사용하고 있다면, 해당 툴에서 제공하는 CRM 템플릿이나 기능을 활용하는 것도 방법입니다. 무료 또는 저가 플랜으로 시작할 수 있는지 확인해보세요.
    • 선택 이유: 고객 수가 한두 명을 넘어서기 시작하면 스프레드시트만으로는 관리에 한계가 옵니다. "이 고객과 마지막으로 언제 어떤 이야기를 나눴지?", "다음 미팅은 언제였더라?" 와 같은 중요한 정보를 놓치기 쉽습니다. CRM을 도입하면 고객과의 모든 히스토리를 체계적으로 관리하여 초기 고객 이탈을 막고 만족도를 높이는 데 큰 도움이 됩니다.
  • 이메일 자동화: 반복 업무 줄이기 위한 '간단한' 자동화 시작
    • 추천 도구:
      • CRM 내장 이메일 기능 활용: HubSpot CRM 무료 플랜은 기본적인 이메일 템플릿 저장 기능과 발송 추적 기능을 제공합니다. 반복적으로 보내는 환영 이메일, 자료 요청에 대한 회신 등을 템플릿으로 만들어두면 시간을 크게 절약할 수 있습니다.
      • Gmail/Outlook의 템플릿 및 미리 알림 기능: 자주 사용하는 문구를 템플릿으로 저장하고(Gmail의 'Canned Responses' 또는 Outlook의 'My Templates'), 팔로업 메일 발송을 위한 미리 알림( snooze 기능 등)을 설정하는 것만으로도 업무 효율을 높일 수 있습니다.
      • (선택적) 간단한 이메일 자동 응답: 고객 문의가 접수되었을 때 "문의해주셔서 감사합니다. 담당자가 확인 후 곧 연락드리겠습니다."와 같은 자동 응답 메일을 설정하는 것을 고려해볼 수 있습니다. 이는 Mailchimp, Sendinblue(현재 Brevo)와 같은 이메일 마케팅 서비스의 무료 플랜에서 제공하는 기초적인 자동화 기능을 활용할 수 있습니다.
    • 선택 이유: 아직 복잡한 시나리오 기반의 자동화보다는, 단순 반복적인 이메일 업무를 줄여 핵심 업무(제품 개발, 고객 지원 등)에 집중하고, 고객에게 일관된 경험을 제공하는 데 초점을 맞춥니다. 예를 들어, 매번 똑같은 내용의 환영 메일을 직접 작성하는 대신 템플릿을 활용하는 것만으로도 큰 차이를 만들 수 있습니다.

Phase 2: 리드 육성 및 영업 프로세스 최적화 시작 (고객 5명 ~ 10명 및 그 이후)

초기 고객들을 통해 우리 제품의 가치를 확인했고, 이제는 더 많은 잠재 고객(리드)을 확보하고 이들을 실제 고객으로 전환시키는 과정, 즉 '리드 육성(Lead Nurturing)'과 영업 프로세스 효율화에 집중해야 할 때입니다. 초기 고객들의 성공 사례를 발굴하여 마케팅에 활용하는 것도 중요합니다.

  • 주요 목표:
    • 더 많은 리드 확보 및 효과적인 육성 전략 실행
    • 영업 프로세스 효율화 및 전환율 개선
    • 초기 고객 성공 사례 발굴 및 활용
  • CRM: 기능 심화 활용 및 데이터 기반 의사결정
    • 기존 CRM 활용도 높이기: HubSpot CRM을 사용 중이라면, 파이프라인 단계별 관리 기능을 더욱 세분화하고, 각 단계별 전환율을 분석해보세요. 활동 기록(Activity Logging) 기능을 적극 활용하여 어떤 영업 활동이 실제 계약으로 이어지는지 파악하고, 리포트 기능을 통해 데이터 기반의 의사결정을 내리는 연습을 시작해야 합니다.
    • 필요시 유료 플랜 업그레이드 또는 전문 CRM 고려 시작점: 만약 현재 사용 중인 무료 CRM의 기능 제약(예: 자동화 규칙 개수 제한, 사용자 정의 필드 개수 부족, 고급 리포팅 기능 부재 등)으로 인해 업무 효율이 현저히 떨어진다고 판단된다면, 이때부터 유료 플랜으로의 업그레이드를 고려하거나, 우리 비즈니스 모델과 영업 프로세스에 더 적합한 다른 유료 CRM(예: Pipedrive, Salesforce Essentials 등 – 단, 도입 전 비용과 학습 곡선을 충분히 고려해야 합니다)을 검토해볼 수 있습니다. 하지만 고객 10명 단계에서는 여전히 HubSpot의 무료 또는 저가 유료 플랜으로 충분할 가능성이 높으니 섣부른 판단은 금물입니다.
    • 선택 이유: 고객 데이터가 쌓이면서 패턴을 분석하고, 어떤 영업 활동이 효과적인지, 어떤 유형의 고객이 우리 제품을 더 잘 사용하는지 등을 파악하여 데이터 기반으로 영업 전략을 수정하고 효율을 높여야 합니다. "감"에 의존하는 영업에서 벗어나, 데이터를 통해 인사이트를 얻는 단계로 나아가야 합니다.
  • 이메일 자동화: 기본적인 '육성(Nurturing)' 시퀀스 도입 고려
    • 추천 도구 (CRM 연동 필수):
      • CRM 내 이메일 마케팅 기능 (예: HubSpot Marketing Hub Starter): HubSpot CRM을 사용하고 있다면, Marketing Hub의 Starter 플랜과 같은 유료 애드온을 통해 CRM 데이터와 완벽하게 연동된 이메일 마케팅 자동화를 시작할 수 있습니다. 잠재 고객의 행동(예: 특정 페이지 방문, 특정 콘텐츠 다운로드)에 기반한 타겟팅된 이메일 발송이 가능해집니다. (비용 발생)
      • 별도의 이메일 마케팅 자동화 툴 (무료/저가 플랜에서 시작, CRM과 연동 필수): Mailchimp, Sendinblue(Brevo), Moosend, ActiveCampaign(초기에는 다소 무거울 수 있음) 등의 툴은 기본적인 자동화 시퀀스(예: 웰컴 시리즈, 콘텐츠 제공 시리즈)를 설정할 수 있는 무료 또는 저렴한 플랜을 제공합니다. 이때 가장 중요한 것은 CRM과의 데이터 동기화입니다. Zapier나 Make와 같은 연동 플랫폼을 활용하여 CRM의 고객 정보가 이메일 마케팅 툴로 자동으로 업데이트되도록 설정해야 합니다.
    • 자동화 시나리오 예시:
      • 웰컴 이메일 시리즈: 웹사이트를 통해 새롭게 구독한 잠재 고객에게 3~5회에 걸쳐 회사 소개, 우리 제품/서비스가 해결해 줄 수 있는 문제, 유용한 정보, 고객 성공 사례, 제품의 핵심 가치 등을 담은 이메일을 순차적으로 발송합니다.
      • 콘텐츠 배포 시퀀스: 특정 주제의 백서나 가이드를 다운로드한 잠재 고객에게 관련된 추가 콘텐츠(블로그 글, 웨비나 정보, 케이스 스터디 등)를 며칠 간격으로 제공하여 지속적인 관심을 유도합니다.
      • 초기 고객 온보딩 지원 시퀀스: 신규 고객이 제품/서비스 사용을 시작했을 때, 사용법 팁, 자주 묻는 질문(FAQ), 활용 사례, 성공적인 사용을 위한 가이드 등을 담은 이메일을 주기적으로 발송하여 고객의 성공적인 안착을 돕습니다.
    • 선택 이유: 모든 잠재 고객과 수동으로 꾸준히, 그리고 시의적절하게 소통하기는 현실적으로 어렵습니다. 기본적인 자동화 시퀀스를 통해 잠재 고객을 교육하고 관계를 유지하며, 구매 가능성이 높은 '잘 준비된 리드(Sales Qualified Lead)'를 식별하여 영업팀에 전달함으로써 전체적인 영업 효율을 크게 높일 수 있습니다. 이는 영업 담당자가 매번 똑같은 설명을 반복하는 대신, 구매 의사가 높은 잠재 고객과의 상담에 더 집중할 수 있게 해줍니다.

📊 어떤 툴을 선택해야 할까? 최종 점검 리스트

새로운 툴을 도입하거나 기존 툴을 업그레이드할 때, 다음 질문들을 스스로에게 던져보세요.

  • 사용 편의성: 우리 팀원들이 복잡한 매뉴얼 없이도 쉽게 배우고 사용할 수 있는가? 직관적인 인터페이스를 제공하는가?
  • 핵심 기능 충족: 현재 우리에게 가장 고통스러운 문제(Pain Point)를 해결해 주는 핵심 기능이 있는가? 너무 많은 부가 기능에 현혹되지 말자.
  • 비용: 무료 플랜으로 시작할 수 있는가? 유료 플랜이라면 우리 예산 범위 내인가? 숨겨진 비용(예: 사용자 수 증가에 따른 추가 비용, 특정 기능 사용 시 추가 비용 등)은 없는가?
  • 확장성: 향후 우리 비즈니스가 성장했을 때도 계속 사용할 수 있거나, 필요하다면 다른 툴로 데이터를 쉽게 옮길 수 있는가? (단, 초기 단계에서부터 너무 과도하게 미래를 걱정할 필요는 없습니다. 현재 단계에 집중하세요!)
  • 연동성: 현재 사용 중이거나 앞으로 사용할 다른 툴(예: 캘린더 앱, 슬랙과 같은 협업 툴, 회계 프로그램 등)과 잘 연동되는가? 특히 CRM과 이메일 자동화 툴 간의 데이터 연동은 매우 중요합니다.

✨ 마치며: 툴은 도구일 뿐, 본질을 잊지 마세요!

B2B SaaS 초기 단계에서 완벽한 툴 세팅을 갖추려고 조급해할 필요는 없습니다. 중요한 것은 ‘지금 우리에게 필요한 최소한의 기능’을 제공하는 툴을 ‘가볍게’ 시작하여, 비즈니스의 성장 단계와 실제 필요에 맞춰 점진적으로 기능을 확장하거나 더 적합한 툴로 유연하게 전환하는 자세입니다.

오늘 소개해드린 단계별 툴 도입 로드맵이 여러분의 B2B SaaS 비즈니스가 초기 고객 10명을 성공적으로 확보하고, 그 이후에도 꾸준히 성장하는 데 든든한 길잡이가 되기를 바랍니다. 기억하세요, 툴은 어디까지나 목표를 달성하기 위한 도구일 뿐입니다. 가장 중요한 것은 고객과의 진정성 있는 관계 구축과 그들에게 실질적인 가치를 전달하는 것 이라는 사실을 잊지 마시길 바랍니다! 여러분의 성공적인 고객 확보 여정을 응원합니다!